Les meilleurs outils pour les freelances et entrepreneures en 2024

Nina Gil-Martinez — Mon, 25 Mar 2024 11:15:24 +0000

Aujourd’hui je te présente les outils que je garde en 2024 pour mon activité d’entrepreneure.

Ce sont les meilleurs outils que j’ai pu testé ces dernières années, adaptés aux freelances et entrepreneurs.

Que tu sois freelance, consultant, au statut auto entrepreneur, bref, travailleur indépendant, tu as dû déjà cherché des outils pour te faciliter la vie.

👉 Tout ce qui va t’aider à gagner du temps dans ta relation client, dans la gestion de ton entreprise, dans la création de ton site, dans ta communication en ligne, pour trouver de nouveaux clients…

Bref tout pour améliorer le workflow de ta vie de freelance.

Je choisis mes outils avec la plus grande précaution : je ne paye des outils que si je vois réellement un retour sur investissement (que ce soit en temps, en argent…), et je ne garde que les meilleurs.

❌ Quand on est indépendant, c’est important de réduire ses charges au maximum.

C’est un équilibre constant à trouver.

Et aujourd’hui après en avoir testé beaucoup, je te présente les outils gratuits et payants que j’utilise au quotidien, qui me facilitent grandement la vie.

Certains ont intégré mon business tout récemment, et d’autres sont là depuis plusieurs années.

On va voir ensemble les meilleurs outils en ligne pour gérer ta comptabilité, ta facturation, ta productivité, ton organisation, ta création de contenus, ta prospection, ta relation client, ta présence en ligne, tes offres digitales, tes revenus d’entrepreneur.e.s.

1. Notion : pour organiser tout ton business à un seul endroit

Evidemment je commence par Notion, mon outil préféré au monde 😁 !

Quand je l’ai découvert j’ai tellement eu un coup de cœur pour l’outil que j’ai pivoté mon business pour aider les entrepreneurs à utiliser Notion sans prise de tête.

Notion c’est l’outil tout en 1 qui te permet d’organiser toute ton activité à un seul endroit :

➡️ Tu peux créer pleins de tableaux de bord pour ta gestion d’entreprise

➡️ Tu peux faire un suivi de projet comme sur Trello pour tous tes projets,

➡️ faire des tableaux avec des formules comme sur Excel, y faire ta gestion financière

➡️ créer des calendriers, organiser ton planning,

➡️ il remplace aussi toutes tes applis de prise de notes,

➡️ tu peux également créer un espace pour que tes clients puissent suivre votre projet en cours,

➡️ rédiger et gérer toute ta création de contenu comme sur Trello,

➡️ tu peux même créer des devis et factures,

➡️ centraliser toutes les infos sur ton business : client idéal, mots de passe, process…

Le seul problème de Notion c’est que tu pars d’une page blanche, tout est à construire.

C’est pour cela que j’ai créé un pack de templates Notion : le Système Notion Freelance.

Ce sont tous les templates Notion que j’utilisais en tant qu’entrepreneure, que j’ai mis en vente, pour que tu puisses profiter d’un espace Notion d’expert en 1 clic 🥰, sans avoir à passer des milliers d’heures à te former à Notion et à tout créer toi-même.

Tu peux ainsi te dégager du temps pour te concentrer sur ton business.

Plus de 900 indépendants ont déjà succombé, et pour cause : c’est le seul système Notion adapté aux freelances !

2. Tally : pour créer de beaux questionnaires

Attention outil pépite !

Beaucoup ne connaissent pas cet outil et utilisent l’outil payant Typeform pour créer des jolis questionnaires.

Ou d’autres utilisent les horribles questionnaires gratuits de Google form 😆

Alors qu’avec le super outil Tally on peut créer des aussi jolis questionnaires que dans Typeform, mais gratuitement !

Astuce supplémentaire : tu peux mettre en place des automatisations comme par exemple entre Tally et Notion pour que dès qu’une personne répond à ton questionnaire Tally, tu retrouves la réponse dans ton Notion dans une page dédiée 🚀

3. Meta Business Suite : pour programmer tout ton contenu

Si tu te demandes quel outil j’utilise pour programmer tout mon contenu Instagram, c’est Meta Business Suite !

Et c’est gratuit.

C’est l’outil de Facebook (Meta) sur lequel tu peux planifier et publier des posts carrousels, reels, stories…

Tu peux aussi y gérer tes publications facebook et suivre les statistiques de tes réseaux.

Tu peux également répondre aux messages 📩 et commentaires reçus depuis cet outil, l’interface est bien plus pratique que celle d’instagram.

Tu peux mettre des tags, filtrer les commentaires et messages non lus, pour ne jamais rien oublier.

4. Toggl Track : pour tracker ton temps de travail

Toggl track c’est l’outil qui m’accompagne depuis très longtemps.

C’est le timer que j’utilise depuis plusieurs années pour mesurer le temps que je passe sur chaque projet ⏱ (il en existe d’autre comme Clockify).

⏳ Tracker ton temps de travail c’est indispensable quand tu es à ton compte.

Ça te permet de mieux te connaître et savoir combien de temps tu passes sur les différentes tâches.

Ça te permet de vérifier que tu factures correctement tes projets clients, de voir aussi les actions les plus rentables de ton business sur lesquelles tu dois te concentrer, et au contraire les moins rentables que tu dois stopper ❌.

J’ai écris un post où je te résume les 6 avantages de tracker son temps juste ici.

5. Google Agenda + Notion Calendar (anciennement Cron Calendar) : le meilleur agenda en ligne

Cela fait des années que j’utilise mon Google Agenda pour organiser ma vie pro et perso en complément de Notion.

C’est parfait pour planifier mes semaines 📆 et mes mois à venir.

Récemment, Notion a racheté l’outil Cron Calendar et l’a transformé en Notion Calendar.

😛 On peut maintenant (enfin!) synchroniser sur Notion Calendar son Google Agenda et ses calendriers Notion, tellement pratique !

J’ai donc synchronisé mon Google agenda dans Notion Calendar, et ça me permet de réduire encore plus les outils que j’utilise 😊

6. Mailerlite : pour gérer ta newsletter

Mailerlite c’est l’outil parfait pour écrire et envoyer tes newsletter, gratuitement jusqu’à 1000 abonnés.

👉 C’est l’outil qu’utilisent la plupart des entrepreneurs pour gérer leur newsletter, et je l’ai utilisé moi-même pendant plusieurs d’années avant d’utiliser Kartra dont je te parle plus bas.

En plus de pouvoir écrire et envoyer tes newsletters dans Mailerlite, tu peux visualiser les statistiques de tes emails 📈, et également y créer ton Freebie et formulaire de capture pour enregistrer les emails de tes abonnés.

👥 Tu peux gérer la base de données de tes abonnés et créer des groupes et des segments, pour pouvoir segmenter tes envois et envoyer des emails différents selon le stade de chaque prospect/client.

Une fonctionnalité aussi que j’adore sur Mailerlite 💕 c’est le fait de pouvoir mettre un module “sondage” à la fin de son email pour poser des questions à ses abonnés :

🌟 s’ils ont aimé leur lecture, s’ils ont des suggestions, des idées pour les emails à venir.

C’est essentiel pour être sûre de leur parler de ce qui les intéressent, augmenter ton taux d’ouverture, ton taux de conversion, et récupérer plein d’idées de contenus.

7. WordPress : pour créer ton site

WordPress c’est aussi un outil incontournable chez la plupart des entrepreneurs. C’est l’outil le plus utilisé pour créer son site web, et je ne fais pas exception 😀

C’est en effet l’outil le plus accessible et facile à prendre en main 💪 (avec un peu de temps d’apprentissage) pour créer et personnaliser son site web.

La création de ton site web est rendue plus facile grâce aux thèmes et plug-ins de WordPress 🙏 :

👉 tu peux acheter tes modèles de site web déjà construits, et personnaliser ensuite avec ton contenu.

Déjà quand j’étais graphiste freelance je m’étais créé moi-même mon site web portfolio avec un thème WordPress que j’avais personnalisé, et j’avais créé une partie blog sur mon site qui me ramenait des clients de manière régulière.

Et cette année j’ai à nouveau fait confiance à wordpress pour créer mon site web qui présente enfin mon activité d’experte Notion.

8. Loom : pour faire des captures vidéo de ton écran

Loom c’est un peu l’outil où, dès qu’on le découvre, on se demande comment on faisait sans avant 🤩.

En effet grâce à Loom tu peux enregistrer une vidéo en fimant ton écran, et afficher également une bulle avec ton visage filmé.

Ça peut être utile pour tellement de choses :

✖️ expliquer quelque chose à un de tes clients,

✖️ lui présenter ton travail,

✖️ ou réaliser un audit par exemple.

Cela peut être pour répondre à une question d’un prospect ou d’un client, ou pour déléguer et expliquer quelque chose à un collaborateur.

🤓 Par exemple tu peux l’utiliser si tu es graphiste, développeur, rédactrice, designer, ou tout autre prestataire freelance, et à la fin de tes missions freelances tu veux enregistrer une vidéo où tu présentes ton travail, de manière asynchrone.

Ou bien pour répondre à des questions en filmant ton écran, toujours de manière asynchrone 👌.

Cela permet d’améliorer ta gestion client mais aussi ta gestion du temps 😍.

Personnellement je m’en sers beaucoup pour enregistrer un tuto pour mon assistante ✍️, pour pouvoir lui déléguer des tâches, et je conserve le tuto qui pourra servir à d’autres personnes si un jour je change de collaborateur, je n’aurais pas besoin de réenregistrer des tutoriels.

Je m’en sers également pour répondre à des questions sur Notion 🙋‍♀️ en filmant mon écran, c’est beaucoup plus compréhensible.

🌟 Et la bonne nouvelle c’est que tu peux en profiter gratuitement jusqu’à 25 vidéos.

Quand tu arrives à 25 vidéos, tu peux juste supprimer les vidéos osbolètes pour continuer d’utiliser cet outil gratuitement.

9. Calendly : pour organiser tes réunions sans échanges d’emails

Grâce à Calendly fini les échanges d’emails à rallonge pour planifier un rendez-vous !

Tu indiques tes disponiblités dans Calendly, qui se synchronise avec ton Google Agenda, pour que tes disponibilités apparaissent automatiquement.

Tes clients ou prospects peuvent alors réserver le créneau qui les arrange parmi les créneaux disponibles 🤩.

➡️ Tu peux également créer plusieurs types d’événements, et personnaliser les créneaux disponibles pour chaque événement.

Autre fonctionnalité très pratique : les rappels .

Grâce à Calendly, les personnes qui réservent un créneau recevront automatiquement des rappels du rendez-vous 💌 par email et/ou par téléphone, quelques temps avant le rendez-vous.

✨ Tu peux personnaliser les rappels comme tu le souhaites.

Et ça c’est tellement pratique et rentable : fini les rendez-vous où tu te retrouves seule parce que la personne a oublié.

Fini les lapins ! 🐇

Et ça arrive malheureusement plus souvent qu’on ne le pense !

😜 En plus dès qu’une personne a réservé un créneau, elle reçoit le lien de la réunion Zoom directement, plus besoin de lui envoyer.

Tu n’as plus besoin de lui envoyer un lien d’invitation par email.

À noter : dès que mon abonnement Calendly est fini je vais passer à Cal.com qui propose la même chose mais gratuitement.

10. Dropbox : pour stocker tous tes documents

Si tu n’as jamais entendu parler de Dropbox, il s’agit d’un cloud , c’est à dire un hébergeur de documents en ligne, dans lequel tu peux héberger tous les fichiers que tu souhaites 📦 : documents, images, vidéos…

Mon indispensable pour retrouver tous mes fichiers partout, quand je change d’appareil par exemple, et m’assurer que même si je casse mon ordi, si je perds mes documents d’une façon ou d’une autre.

Je pourrais toujours les retrouver grâce à une connexion internet, et ça, ça me fait mieux dormir 😁

C’est mon disque dur en ligne comme tu l’auras compris 😛

Et mes fichiers sont protégés grâce à une sécurité optimale.

😔 Avant d’avoir Dropbox, je n’étais pas tranquille car je ne prenais jamais le temps de faire une sauvegarde de mes fichiers sur un disque dur externe, je remettais toujours à plus tard.

Or cela peut être dramatique si pour une quelconque raison tu perds un fichier client, pour un projet client que tu dois rendre, ça peut être la panique à bord si tu n’as pas de sauvegarde 😱.

Avec Dropbox je n’ai pas besoin de m’ajouter cette charge mentale de faire une sauvegarde régulièrement car mes fichiers sont enregistrés automatiquement, et toujours accessible.

11. Kartra : la solution tout-en-un pour créer ton offre digitale

C’est la plateforme que j’utilise pour héberger mes formations, mais pas seulement.

➡️ Avant d’utiliser Kartra j’utilisais Système.io, mais j’ai changé car même s’il est plus cher, Kartra propose une meilleure expérience pour mes élèves et pour mon entreprise.

Grâce à Kartra j’ai arrêté de payer des outils comme Mailerlite (j’avais dépassé les 1000 abonnés), Zapier, Zoom (je payais pour les Masterclass).

En effet dans Kartra j’ai hébergé mes programmes de formations en ligne, mais je l’utilise également pour :

✍🏻 gérer ma newsletter

✍🏻 héberger des webinaires/masterclass

✍🏻 créer mes pages de ventes

✍🏻 mes pages d’optins

✍🏻 mes pages de captures

✍🏻 créer des formulaires

✍🏻 des sondages

✍🏻 je crée dedans également des séquences d’emails automatiques (quand d’autres utilisent Convertkit par exemple)

✍🏻 je peux également y analyser toutes les statistiques qui concernent mon business

✍🏻 j’ai aussi un CRM où je peux voir les segments de mes abonnés, mes tags, etc.

Tu l’auras compris, moi qui adore les outils tout en 1 hyper quali, je suis fan de Kartra 😊

Si tu réfléchis à créer un programme en ligne, je ne peux que recommander cet outil.

👉 Tu peux tester Kartra pendant 30 jours gratuitement via ce lien (collaboration commerciale).

12. Green Got : la banque écolo pour ton entreprise

Oui je vais te parler de la banque que j’utilise, car oui cela rentre dans les outils que l’on utilise pour son business 😀

Si tu cherches un compte courant pour ton entreprise, je te recommande chaudement Green Got.

Pourquoi ?

Si tu ne t’es jamais renseigné sur ce que devient l’argent que tu mets à la banque, sache que cet argent ne dort pas 💸.

Il travaille en ton absence, et ton argent finance en majorité les énergies fossiles.

Cet outil te permet de voir ce que finance l’argent de ta banque.

👉 Tu le verras toutes les banques classiques ne financent que des projets qui causent des dommages à notre planète et notre futur.

Je ne voulais pas participer à cela ❌, et c’est aujourd’hui possible, car quelques banques écolos sont apparues ces dernières années.

Cela fait 2 ans que j’utilise Green Got et c’est la seule banque que je recommande à tous mes amis.

Sache que si tu es microentrepreneur, certes avoir un compte bancaire dédié à ton entreprise, ce n’est pas obligatoire tant que votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € durant 2 années consécutives, mais c’est fortement conseillé.

✖️ Et Green Got propose un compte bancaire pour les entrepreneurs.

Personnellement je vous invite à le faire dès aujourd’hui, même si vous avez peu de revenus.

C’est essentiel pour bien séparer ses finances personnelles 💰 et professionnelles, pour simplifier votre comptabilité, et être bien structuré le jour où vous ferez appel à un comptable ou que les revenus de votre entreprise décolleront.

Personnellement je suis super contente de Green Got 🤩.

Et en plus on peut faire des tirelires 💶, des petites épargnes pour mieux gérer son budget avec par exemple une tirelire « Transports », une tirelire « Courses » etc.

Avec le code nina-gil-martinez vous avez 1 mois offert (et moi aussi) 🌟 (collaboration commerciale)

13. Submagic : pour sous-titrer tes vidéos rapidement grâce à l’IA

C’est le nouvel outil que j’utilise pour sous-titrer mes stories.

Avant j’utilisais l’outil gratuit Capcut, mais supprimer à la main tous mes « euuh » et les erreurs, ça me prenait un temps fou 😆

➡️ Alors cette année j’ai décidé d’investir, pour gagner énormément de temps, et pouvoir être plus régulière dans ma création de contenu.

J’ai investi dans Submagic et il me fait gagner beaucoup de temps car je n’ai pas à repasser derrière et en plus il génère des sous-titres hypers dynamiques qui donnent envie de lire.

1️⃣ J’héberge ma vidéo, 2️⃣ il génère les sous-titres en peu de temps grâce à l’IA, 3️⃣ et je n’ai plus qu’à publier la vidéo telle qu’elle, pas besoin de corriger les sous-titres comme sur Capcut.

Et en plus la mise en forme des sous-titres, avec des couleurs, une typo large, des émojis qui se génèrent automatiquement, donne beaucoup plus envie de lire 🌟 et attire plus l’attention.

On peut bien sûr personnaliser les sous-titres : couleurs, typographies, émojis ou non…

👉 J’ai un petit code réduction de -10% : NINA10 (collaboration commerciale)

14. Manychat : pour automatiser tes messages sur Instagram et Facebook messenger

Tu en as peut être déjà entendu parler, Manychat c’est un petit robot, appelé chatbot, pour automatiser l’envoi de messages sur Instagram et Facebook Messenger.

🤖 C’est ce robot qui t’envoie un message automatique dans ta messagerie Instagram après que tu aies commenté un mot spécial sur la publication d’un entrepreneur.

Tu peux mettre en place autant d’automatisations que tu le souhaites, et on peut aller super loin dans la personnalisation, ce qui rend cet outil super puissant 🔥 dès qu’on le connait un peu.

👉 Les scénarios de discussions que tu peux mettre en place sont infinis, je t’invite à tester pour découvrir un peu toutes ses possibilités.

Concrètement dans mon cas, je l’ai mis en place pour que dès qu’une personne commente une de mes publications instagram avec le mot “template” ➡️ le robot les contacte directement dans leur messagerie privée avec le lien vers mon template gratuit.

Dans le même temps j’ai paramétré le robot pour qu’il répondre au commentaire avec une petite phrase du style “C’est envoyé!”

Il y a plein d’automatisations possibles avec cet outil pour te faire gagner beaucoup de temps !

15. Stripe & Paypal : pour recevoir des paiements de tes programmes en ligne

Ce sont les deux plateformes de paiement que j’utilise pour les paiements 💳 de ma formation en ligne.

Ces deux outils prennent une commission directement sur chaque vente.

⚠️ Si tu ne vends que de la prestation de service, tu n’as pas besoin de ses outils puisque tes clients peuvent te payer par virement automatique, ce qui ne t’ajoute pas de frais en dehors de tes frais bancaires.

On va utiliser Stripe et Paypal quand on veut créer une offre digitale 💎, un programme en ligne, car cela génère plus de volumes de vente, et ce serait impossible à gérer si chaque client devait faire un virement en ligne.

👀 Déjà cela apporte de la sécurité : pour recevoir ton produit, il faut effectuer un paiement Stripe ou Paypal, ça réduit les impayés.

Et en plus cela se gère en automatique sans te faire perdre du temps ⏱ : tes clients rentrent leurs infos de carte et payent de leur côté, tu n’as pas à t’en occuper.

16. Indy : le meilleur outil de facturation en freelance

Il y a plus d’un an, suite à l’évolution de mon chiffre d’affaires, j’ai fais une simulation auprès d’un cabinet comptable pour savoir quel était le statut le plus adapté à mon entreprise.

🤫 Sache que tu peux le faire gratuitement grâce au dispositif Business story – c’est ce que j’ai fais.

Suite à cette simulation il est apparu que le statut de la microentreprise n’était plus adapté et qu’il valait mieux que je passe au régime réel.

Je te remets un petit schéma des différents statuts d’entreprise pour que ce soit plus clair :

Comme tu le vois il y a deux grandes catégories : les entreprises individuelles et les sociétés, à l’intérieur desquelles il y a différents statuts.

À l’époque mon outil de comptabilité (Freebe) ne s’adressait qu’aux microentrepreneurs.

J’ai dû chercher un outil comptable qui s’adresse également aux entrepreneurs au régime réel.

Après avoir essayé pendant un an un cabinet comptable (pire expérience), j’ai fais confiance à Indy qui contrairement au cabinet comptable :

🤓 est tout le temps disponible et prêt à répondre à mes questions

🤓 ils sont transparents sur leurs tarifs

🤓 ils proposent une interface avec des tableaux de bord où l’on voit ses dépenses, sa trésorerie…

🤓 On est également guidé pour faire sa déclaration de TVA et sa déclaration d’impôt sur le revenu.

Grâce à Indy tu vas pouvoir facturer tes clients simplement, avoir un livre de recettes conforme à la loi, gérer toutes tes notes de frais sans prise de tête.

Indy c’est la gestion comptable simplifiée 🙏.

Contrairement à d’autres outils comptables, Indy s’adapte à plusieurs statuts d’entreprise 🌟 :

Il s’adresse aux indépendants en statut d’auto entrepreneur, mais aussi entreprise individuelle au régime réel (comme moi), aux entreprise en SAS, SASU, EURL, SARL à l’IS, et même les SCI.

🚀 En plus il vous accompagne dans la création de votre entreprise, et on sait comme on peut se sentir perdu quand on ne sait du tout par où commencer !

Personnellement j’en suis super contente , c’est pour ça que je vous en parle !

Si ça vous intéresse grâce à ce lien vous avez droit à 1 mois offert. (collaboration commerciale)

Tu connaissais ces outils ?

Dis-le moi dans les commentaires !

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